Como escrever melhor no trabalho? Mais de 10 dicas

Independente da sua área de atuação, saber escrever é uma habilidade crucial para várias tarefas do dia a dia, desde redigir um e-mail, preparar uma apresentação ou elaborar um relatório. Neste post, trazemos dicas sobre como escrever melhor para que suas mensagens e ideias sejam bem compreendidas e até mesmo mais convincentes.

Confira abaixo alguns pontos de atenção que vão te ajudar nesta missão de como escrever melhor!

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Antes de pensar em como escrever melhor

Antes de pensar em como escrever melhor é interessante considerar algumas rotinas que vão somar na hora de produzir o seu conteúdo.

Leia todos os dias

Sim, crie o hábito da leitura. Escreve melhor quem lê mais. É claro que, além de textos, absorver conteúdo de outras formas também auxilia no quesito obter conhecimento, como assistir vídeos e ouvir podcasts.

No entanto, se queremos focar em como escrever melhor é importante observarmos as construções de outros autores, por exemplo, como eles contextualizam ideias, utilizam termos, fazem transições dentro dos textos, entre outros detalhes.

Assim sendo, não hesite em sempre ter um livro em mãos. Mesmo que você não tenha muito tempo para manter uma leitura diária, tente avançar algumas poucas páginas, todos os dias. Um pouquinho de cada vez é melhor que nada! O importante é cultivar o hábito que vai fazer toda a diferença nos seus textos!

Ah, e não precisa, necessariamente, ser livros sobre como escrever melhor ou somente da sua área. Quanto mais variedade, mais rica ficará a sua escrita!

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Anote suas ideias

Mesmo que você não perceba ou até mesmo as desconsidere, muitas ideias surgem na nossa mente, principalmente quando precisamos explorar algum assunto através de palavras.

Se para você é complicado parar e registrar as ideias quando elas surgem, ainda mais pelo fato de que elas não tem dia nem hora para aparecer, fique tranquilo e se organize! Para isso, tenha sempre um caderninho ou além do bom e velho papel. Existem também ferramentas digitais que ajudam neste processo, como o Evernote, Google Keep, Trelo e MindMeister.

Anotar ideias é uma boa estratégia para lembrar, com mais facilidade, do que já lido. Sem falar que teremos um local único para concentrar o registro de tudo que for considerado aproveitável futuramente.

Como escrever melhor observando detalhes

Agora, vamos para as dicas sobre como escrever melhor, enfatizando o momento da produção dos textos.

Estude o assunto

Você já domina o assunto? Ótimo! Mas lembre-se que sempre pode ter algo interessante a acrescentar. Seja algo relacionado a algum estudo recente, tendências, curiosidades e, dependendo da situação, você pode até mesmo relacionar o tema a ser abordado com uma experiência pessoal, para prender mais a atenção e fazer com que os leitores se identifiquem com aquela situação.

Lembre-se: os números dão credibilidade, senso de atualização e contexto, porém são as palavras e o sentimento que elas provocam que ajudam a convencer quem está recebendo a mensagem. Estudar sobre storytelling é um bom investimento!

Verifique o contexto

Qual é o objetivo do seu texto? Em qual situação sua mensagem estará inserida? Estas são algumas perguntas que ajudam a encontrar o contexto em que você irá atuar.

A mensagem a ser passada é para incentivar uma reflexão? Ou para conscientizar sobre alguma causa especial? É para vender algo? Comunicar uma novidade ou retratar-se por algum mal entendido? Pensar sobre o que se pretende alcançar com seu texto é o primeiro passo para enquadrá-lo em um contexto.

Além disso, é importante considerar em que momento o seu texto será consumido, por exemplo, no começo de algum projeto, durante o andamento ou no desfecho de algo. Sempre que for comunicar algo novo, é importante introduzir o assunto e, caso já tenha sido realizado algo, refrescar a memória de quem estiver lendo sobre o tema, para garantir que todos fiquem na mesma página.

Descubra quem é seu público

Assim como é fundamental saber em que contexto você irá comunicar algo é preciso saber quem é seu receptor. Afinal, a mensagem vai ser compartilhada para toda a empresa? Ou somente para colaboradores de um setor específico? Será recebida também por clientes externos?

Desta forma, saber e considerar quem será o público da mensagem ajuda também a pensar em como se posicionar, se o texto deve ser mais formal ou coloquial, se é possível inserir expressões e citar conceitos internos da empresa ou evitá-los, e assim por diante.

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Escolha o melhor canal

Saber como escrever melhor inclui também definir o canal mais adequado para comunicar a um público específico.

Os canais variam, desde e-mail, telefone, áudio gravado ou conversa somente por áudio, rede social (ou rede social interna da empresa), reunião e evento presencial ou online ou até mesmo uma conversa franca cara a cara. Como as possibilidades são inúmeras, dependendo do conteúdo a ser repassado, alguns canais combinam mais.

Claro que, para isso, é preciso conhecer, pelo menos um pouco, a cultura interna da empresa, os padrões de comunicação e o perfil dos colegas. Antes de escrever algum e-mail ou enviar uma mensagem instantânea, é prudente pensar em como este conteúdo será recebido.

Seja claro e se comunique de forma simples

Algumas regrinhas básicas que todo bom texto deve ter:

• Vá direto ao assunto: evite rodeios! Nem sempre é necessário inserir uma frase de impacto, e, mesmo quando utilizada, deve se encaixar muito bem no contexto, ter um motivo para ser inserida no discurso. Portanto, fale com estivesse contando algo para alguém: se você começar enrolando muito pode gerar até uma certa desconfiança ou aflição.
• Evite usar gerúndio: troque “A professora vai estar aplicando o teste de Inglês na sexta-feira” por “A professora aplicará o teste de Inglês na sexta-feira”. Simples assim!
• Não utilize termos complicados: quanto mais simples e curtos os termos, mais fácil para entender. Seu texto terá mais ritmo e será facilmente entendido. Normalmente, as pessoas buscam entender a mensagem e não verificar o quanto seu vocabulário é amplo.
• Cuidado com as abreviações: nem todas as pessoas vão conhecer as abreviações das palavras, mesmo que estejam corretas. Então, evite-as. É o mesmo caso das siglas, ao citá-las é necessário escrevê-las também por extenso, por exemplo: Ministério da Ciência, Tecnologia, Inovações e Comunicações (MCTIC).
• Lembre-se do começo, meio e fim: não é só a redação de vestibular que precisa ter um começo introdutório, parágrafos com o desenvolvimento do assunto e uma conclusão final. Toda mensagem, por menor que seja, precisa dar a impressão de uma sequência, senão, parece que faltou algo no texto.

Tenha empatia

Como escrever melhor também envolve praticar a empatia, colocando-se no lugar de quem estará recebendo o texto, garanta que o leitor não se esforce para entender a mensagem que você irá encaminhar.

Lembre-se que o seu recado é apenas um entre tantos outros que cada pessoa receberá naquele dia. Pense sempre em escrever pensando que o seu público ou receptor estará com pressa. Então seja claro e fale o máximo com o mínimo de palavras, sempre que possível.

Por fim, pergunte-se: se eu recebesse este mesmo texto, entenderia o que eu quero comunicar? Que perguntas eu faria ao ler esta mensagem? Estas perguntas, já estão respondidas no meu texto?

Faça uma boa revisão final

A revisão é capaz de salvar o seu texto! Sim! Quando estamos compenetrados, escrevendo, nem sempre percebemos qual será o resultado final do texto. Até porquê, estamos no lugar do autor, e não do leitor.

Portanto, revisar com atenção é sem dúvida, um outro hábito para escrever melhor. Uma dica é pedir para alguém de confiança (e que receberá o seu texto) fazer a leitura! Claro, desde que o conteúdo não seja algo confidencial!

Ainda, se for possível, peça para uma pessoa externa, ou seja, alguém que não receberia o conteúdo, para dar uma olhada e um retorno para você! Pois se até quem está de fora do contexto for capaz de entender sua intenção principal é porque a mensagem a ser dada está bem clara.

Ah e outras duas dicas: use um corretor ortográfico como auxílio e leia seu texto em voz alta. Você vai notar grande diferença e o quanto ele está agradável ou cansativo!

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E depois de repassar o seu recado…

Após ter encaminhado o seu e-mail, realizado a sua apresentação, postagem, discurso ou qualquer outra forma de expressão, lembre-se de coletar um feedback daqueles que receberam o seu recado. Esse será um dos maiores aprendizados para você saber, cada vez mais, como escrever melhor. Boa escrita!

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