Organizar eventos não é uma tarefa fácil. Dependendo do porte da ocasião, a atividade exige uma complexa teia que começa no planejamento até chegar nas ações. Envolve, por exemplo, fornecedores, contratos, comunicação, licenciamentos em órgãos públicos, impostos, enfim, uma série de atribuições. Para isso, já existe o curso de pós-graduação em Planejamento e Gestão de Eventos.

O objetivo do curso é justamente buscar a inovação na área por meio de boas práticas, técnicas e entendimento de toda a cadeia de produção de eventos. Sabemos que há uma infinidade de tipos de eventos, principalmente, em relação à quantidade de público. Enquanto alguns seminários podem reunir entre 50 e 100 pessoas, outros grandes eventos podem colocar no mesmo lugar milhares delas.

Por essa razão, a importância de ter um curso que capacite de forma mais específica o profissional que trabalha com eventos. A Estácio oferece o curso de pós-graduação em Planejamento e Gestão de Eventos na modalidade presencial em quatro cidades: Fortaleza, Rio de Janeiro, Natal e Florianópolis. Muitos profissionais do campo empresarial acabam tendo que organizar eventos, porém, sem a capacitação necessária.

Neste post, vamos falar um pouco mais sobre a área de planejamento e gestão de eventos, além de detalhar o curso e as perspectivas profissionais nesse campo. Portanto, se você se interessa por atualizar conhecimentos nessa área e também já trabalha no ramo, a pós-graduação é uma opção muito interessante.

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A importância da Gestão e Planejamento de Eventos

Como ressaltamos logo no início desse post, todas as empresas e organizações precisam dar uma atenção especial na realização dos seus eventos. Isso porque eles são um canal de comunicação muito eficiente com os públicos estratégicos dessas corporações. Em outras palavras, são cruciais para cultivar o relacionamento, melhorar o clima organizacional, e também alavancar novos negócios, entre outros objetivos.

Ao investir em eventos organizados de forma qualificada e profissional, as empresas ganham proximidade com seus mercados e parceiros. No entanto, como falamos anteriormente, organizar um evento é bastante complexo, por envolver dezenas de atividades muitas vezes interdisciplinares. Como assim, podem ser ações na área de administração, assim como dentro da sua área de atuação, com a segurança pública, por exemplo.

Por essa razão, o preparo e conhecimento acerca das etapas de organização de eventos são muito importantes para prevenir problemas e aumentar resultados. Erros esses que, caso ocorram, por mais que pontuais, podem comprometer a reputação de uma empresa de forma muito séria.

Há muitos portes de eventos. Podem ser encontros de diretores e gerentes, capacitações de funcionários, lançamentos de produtos e serviços, ou ainda eventos comemorativos. Dessa maneira, é preciso que algum profissional lidere o processo de organização desses eventos. Ou, ainda, que a organização contrate uma empresa especializada para tal ação, que tenha em seus quadros profissionais habilitados.

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O que faz um gestor de eventos

A Gestão e Planejamento de eventos requer pensar em muitos detalhes para tudo sair perfeito. Um ponto fundamental, por exemplo, é o treinamento e organização da equipe que atuará no evento.

Abaixo, vamos listar algumas atividades relevantes nessas ocasiões e que são rotina dos profissionais que atuam na área. Além disso, são questões bastante estudadas na pós-graduação em Gestão e Planejamento de Eventos da Estácio.

1 – Planejamento estratégico

O planejamento estratégico é uma prática adotada por várias organizações para avaliar o presente e projetar o futuro. Vale até aplicar na sua carreira. Com os eventos não é diferente. É a primeira etapa a ser pensada na organização de qualquer evento, de todos os portes.

Em um evento, o planejamento estratégico abrange diretamente a administração de recursos humanos. Ou seja, todas as pessoas que vão trabalhar antes, durante e depois da ocasião. Em outras palavras, estamos falando de palestrantes, da equipe de limpeza, técnicos de som e imagem, enfim, todos precisam ter uma supervisão.

2 – Gestão financeira

Outro ponto de fundamental importância na organização de um evento são os custos e investimentos envolvidos. Para isso, há a etapa de planejamento e viabilidade dos recursos a serem aplicados no evento e, em paralelo, o controle do fluxo de caixa. Ou seja, a entrada e saída de recursos. Além disso, tem também a etapa de planejamento.

Por essa razão, é bastante comum a utilização de planilhas e softwares específicos para eventos. Alguns deles,  por exemplo, possibilitam facilitar o pagamento de fornecedores, parceiros e funcionários, reduzindo impostos.

Fazer uso de uma plataforma de gestão para eventos é uma ótima alternativa para manter o controle das atividades.

4 – Gestão das funções em um evento

Para você ter uma ideia, a gestão de pessoas em um evento é um dos pontos mais complexos. Isso porque há inúmeras funções e profissionais envolvidos, principalmente, em eventos corporativos.

Confira algumas das funções mais comuns:

  • Recepcionista: recebe o público, entrega crachás, esclarece dúvidas
  • Monitores: mostram os lugares aos participantes do evento, além de entregar materiais e roteiros.
  • Motoristas: conhecem as melhores rotas e caminhos para transportar os participantes até o evento.
  • Seguranças: mantém a ordem no evento e controlam a entrada das pessoas
  • Mestre de cerimônias: é responsável por conduzir a solenidade conforme o roteiro. Apresenta os palestrantes, o evento em si e convida pessoas a participarem de diferentes momentos do evento.
  • Técnico audiovisual: é o profissional que seleciona as músicas, vídeos e outras mídias que serão transmitidas no evento. Qualquer falha técnica, é com ele a solução.

5 – Procedimento padrão: o caminho para o acerto

Quando falamos em gestão e planejamento de eventos, um caminho para obter sucesso é sempre estabelecer um procedimento padrão. Como assim? Vamos elencar algumas práticas:

  • Dividir o evento em etapas: pense separadamente (mas tenha em mente o todo) em como será a limpeza, a decoração do espaço, a abertura, a cerimônia, o treinamento dos funcionários, o encerramento, etc.
  • Realize testes: testar os procedimentos antes do evento ocorrer pode antecipar problemas e reduzir a dor de cabeça na hora do evento.
  • Alerta de risco: é prudente ter planilhado todos os problemas que podem ocorrer no evento e quais os procedimentos emergenciais para resolvê-lo.
  • Benchmarking: faça comparações com eventos do mesmo porte e da mesma área. Veja o que deu certo e o que deu errado, e aprenda com isso.

Pós-graduação em Gestão e Planejamento de Eventos

Em nível nacional, não existe uma graduação específica voltada para eventos. Como falamos acima, é bastante comum o tema estar ligado às áreas de administração e até comunicação. No entanto, para obter esse conhecimento específico, um bom caminho é fazer a pós-graduação em Gestão e Planejamento de Eventos.

A Estácio é uma das faculdades que oferecem essa pós em Gestão de Planejamento de Eventos. Ela é ofertada em quatro unidades presencialmente: Fortaleza, Rio de Janeiro, Natal e Florianópolis.

Caso você não esteja nessas cidades, porém, ainda se interessa pelo assunto, um caminho é escolher uma pós-graduação mais abrangente na área de gestão. A Estácio tem muitas opções a um valor bastante acessível em relação ao mercado. Conheça todas as opções no site da Estácio.

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